Ich begann mit Planer Operacyjny, weil ich ein Werkzeug brauchte, das ich an meine eigene Arbeit anpassen konnte. Funktionen und Bildschirmaufbau wollte ich selbst bestimmen und Änderungen dann vornehmen, wenn ein konkreter Bedarf entstand.
Ein Programm nach Maß
Die Programme, die wir bei der Arbeit nutzen, haben jeweils ihre Aufgabe und ihre eigene Arbeitsweise. Ich brauchte ein ergänzendes Werkzeug für alltägliche Tätigkeiten, in dem die Informationen so angeordnet sind, wie ich sie verwende. Mit einem eigenen Programm konnte ich mich genau um diese Einzelheiten kümmern.
Mir fehlte ein Programm, das so genau zu meinen täglichen Aufgaben passt, wie ich es mir gewünscht hätte. Irgendwann habe ich beschlossen, nicht weiter danach zu suchen, sondern es selbst zu bauen.
Änderungen selbst vornehmen
Von Anfang an ging es mir vor allem um Freiheit. Ich wollte ein Werkzeug, das ich selbst ändern kann: selbst entscheiden, welche Funktionen es hat und wie es aussieht, und einfach etwas ergänzen, sobald sich zeigt, dass uns etwas fehlt.
Eine neue Tabellenspalte oder eine andere Kalenderansicht klingt nach einer Kleinigkeit. Wer täglich mit dem Programm arbeitet, merkt den Unterschied aber durchaus. Ich wollte solche Ideen selbst ausprobieren können, ohne bei jeder Anpassung die IT einzubeziehen: die Ansicht ändern, eine Weile damit arbeiten und sehen, ob sie tatsächlich praktischer ist.
Erst hinschauen, dann ändern
Mit der Zeit hat sich eine feste Arbeitsweise eingespielt, an die ich mich bis heute halte. Am Anfang steht die Beobachtung: Ich schaue mir an, wie ein Ablauf wirklich aussieht, Schritt für Schritt und mitsamt den Ausnahmen, weil gerade die meistens die meiste Zeit kosten. Erst wenn ich den ganzen Ablauf verstehe, suche ich eine Lösung, und von mehreren möglichen nehme ich die einfachste, die ihren Zweck erfüllt.
Bei der Einsatzplanung sieht man das gut. Eine freie Stunde im Kalender bedeutet noch nicht, dass ein weiterer Auftrag hineinpasst. Man muss berücksichtigen, wo das Team vorher ist, wohin es danach fahren muss und wann der Kunde Zeit hat, denn erst zusammen ergeben diese Angaben ein Bild davon, ob der Termin sinnvoll ist. Solche Zusammenhänge waren mir wichtiger als die bloße Zahl der Programmfunktionen.
Nach der Auswahl einer Lösung prüfe ich, ob sie wie vorgesehen funktioniert und die jeweilige Tätigkeit tatsächlich erleichtert. Erst nach den Tests folgt die Einführung; anschließend beobachte ich, wie sich die Änderung im Einsatz bewährt. Das gehört zum selben Prozess, denn eine zusätzliche Funktion allein sagt noch wenig über ihren Nutzen aus.
Von der Karte zum Programm
Am Anfang, im Februar, war es eigentlich nur eine Karte. Eine Verbesserung zog aber die nächste nach sich, denn sobald etwas funktioniert, sieht man sofort, was daneben stehen könnte. In ein paar Monaten wurde aus dem kleinen Helfer ein Programm mit Kalender, Listen mit Personal und Aufträgen und einem Terminberater, der selbst ein freies Zeitfenster bei einem Team sucht, das ohnehin in der Nähe ist.
Im Sommer habe ich eine allgemeine Fassung vorbereitet, die an keine einzelne Firma und keine einzelne Branche gebunden ist, und so ist Planer Operacyjny in seiner heutigen Form entstanden. Die Branche wählt man in den Einstellungen, das Programm spricht Polnisch, Englisch und Deutsch, das Team im Außendienst hat eine eigene Ansicht auf dem Handy, und das Einsatzprotokoll entsteht mitsamt Fotos direkt im Browser. Dazu kam ein Register der Geräte bei den Kunden, das selbst an Prüfungen erinnert und die nächsten Aufträge anlegt.
Was daraus geworden ist
Heute ist der Planer bereit, auch bei anderen zu arbeiten, und wer Leute in den Außendienst schickt, kann ihn in der Demo ohne Anmeldung ausprobieren. Unterwegs ist daraus etwas entstanden, das ich überhaupt nicht geplant hatte, nämlich eine Übung für Studierende, aber das ist eine andere Geschichte, zumal die Idee nicht von mir kam.
Das Wichtigste ist aber dasselbe geblieben wie am Anfang. Ich weiß, wozu jede Funktion da ist, denn hinter jeder steht ein konkreter Bedarf, den ich zuerst bei der Arbeit gesehen und erst dann ins Programm übertragen habe. Wenn es in Ihrer Firma auch etwas gibt, das schon lange nach einem eigenen Werkzeug verlangt, schreiben Sie mir.